경력증명서 발급 — 안 해 주면 과태료 500만원입니다

마지막 업데이트 2026년 9월 4일 · 법령이나 제도가 바뀌면 이 글도 함께 고칩니다.

경력증명서 발급을 두고 다투는 경우가 생각보다 많습니다. 그런데 이 다툼의 절반은 이름 때문에 생깁니다. 법에는 「경력증명서」라는 말이 없습니다.

근로기준법이 정한 이름은 사용증명서(제39조)입니다. 회사마다 재직증명서·경력증명서·근무경력확인서로 부르지만 근거 조항은 하나이고, 안 해 주면 과태료 500만원입니다.

누가, 언제까지 청구할 수 있나

시행령 제19조가 두 개의 선을 긋습니다.

2주 일하고 그만둔 알바생은 법적 청구권이 없습니다. 반대로 30일만 넘겼다면 정규직이든 알바든 계약직이든 똑같이 청구할 수 있습니다. 고용형태를 가리지 않습니다.

퇴직하고 3년이 지나면 청구권이 사라집니다. 이직할 때 경력증명서 발급이 필요해질 수 있으니, 그만둘 때 미리 받아 두는 편이 안전합니다.

사장님이 가장 많이 틀리는 곳 — 「요구한 것만」

제39조는 두 개 항입니다. ①은 무엇을 적을 수 있는지를, ②는 무엇을 적으면 안 되는지를 정합니다. 대부분 ①만 알고 계십니다.

「근무 기간과 담당 업무만 적어 주세요」라고 청구했는데 퇴사 사유를 덧붙이면 ② 위반입니다. 「근무태도 불성실」, 「무단결근 후 퇴사」 같은 문장이 여기 해당합니다. 사실이어도 안 됩니다. 요구받지 않았으니까요.

①의 「사실대로」와 ②의 「요구한 것만」이 함께 작동합니다. 적을 항목은 근로자가 고르고, 그 내용은 사장님이 사실대로 씁니다. 항목을 늘리는 건 사장님 권한이 아닙니다.

어느 쪽을 어겨도 제116조 ② 2호에 따라 500만원 이하의 과태료입니다. 이직확인서 미발급(300만원)보다 액수가 큽니다.

「즉시」는 얼마나 즉시인가

조문은 「즉시」라고만 적혀 있고 며칠이라는 숫자가 없습니다. 실무에서는 서류를 만드는 데 통상 필요한 시간 정도로 봅니다. 하루 이틀은 몰라도, 「사장님 안 계셔서」로 몇 주를 끄는 건 위반이 됩니다.

양식은 법에 정해진 게 없습니다. 회사 이름·직인, 근무 기간, 업무 내용, 발급일이 들어가면 됩니다. 인터넷 양식을 쓰셔도 무방합니다.

취업 방해는 과태료가 아니라 형사처벌입니다

여기가 이 글에서 가장 무거운 부분입니다. 제40조는 짧습니다.

「누구든지 근로자의 취업을 방해할 목적으로 비밀 기호 또는 명부를 작성·사용하거나 통신을 하여서는 아니 된다.」

「통신」이 들어 있는 게 핵심입니다. 옮겨 간 가게에서 확인 전화가 왔을 때 「그 사람 쓰지 마세요」라고 답하면 여기에 걸릴 수 있습니다. 동종 업계 단톡방에 이름을 올리는 것도 마찬가지입니다.

벌칙이 다릅니다. 제107조 — 5년 이하의 징역 또는 5천만원 이하의 벌금. 과태료가 아니라 전과가 남는 형사처벌입니다. 감정이 상한 채로 나간 직원이라도, 이 선만은 넘지 않으셔야 합니다.

퇴사할 때 나가는 서류 세 가지

세 가지 모두 5인 미만 사업장에도 적용됩니다. 제39조는 근로기준법 시행령 별표 1의 「제35조부터 제42조까지」 안에 들어 있어서, 규모와 무관하게 의무입니다.

3년이라는 숫자가 두 번 나오는 이유

청구 기한이 퇴직 후 3년인 게 임의로 정해진 숫자가 아닙니다. 바로 옆 조항을 보면 알 수 있습니다.

제42조(계약 서류의 보존) — 「사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.」

사장님이 서류를 3년 갖고 있어야 하니, 직원도 3년까지 청구할 수 있는 구조입니다. 두 숫자가 짝입니다. 4년 전 알바에 대해 「기록이 없다」고 하시는 건 그래서 문제가 되지 않습니다.

거꾸로 말하면, 3년 안에는 기록이 있어야 합니다. 근로계약서·임금대장을 안 남기고 계셨다면 이 조항 위반이 따로 잡힙니다. 제116조 ② 2호에 제42조도 함께 들어 있어 역시 500만원 이하 과태료입니다.

재직증명서와는 무엇이 다른가

둘 다 제39조가 근거이고 법적으로는 같은 서류입니다. 실무에서 나누는 기준은 지금 다니고 있느냐입니다.

은행 대출이나 비자 발급처럼 제출처가 양식을 지정하는 경우가 있습니다. 그럴 때는 직원이 그 양식을 가져오면 그대로 채워 주시면 됩니다. 어느 쪽이든 요구받은 항목만 적는다는 원칙은 같습니다.

자주 묻는 것

다니던 가게가 없어졌습니다

폐업하면 청구할 상대가 없어집니다. 이때는 고용보험 피보험자격 이력내역서로 갈음하는 경우가 많습니다. 근로복지공단이나 고용보험 홈페이지에서 본인이 직접 뽑을 수 있고, 언제부터 언제까지 어느 사업장에 있었는지가 나옵니다.

회사가 계속 미룹니다

청구한 기록을 남기시는 게 먼저입니다. 문자나 메일로 「어떤 항목이 필요하다」고 특정해 요청하면 증거가 됩니다. 그래도 안 주면 관할 고용노동청에 진정을 넣을 수 있습니다.

연봉을 빼고 발급해 달라고 할 수 있나요?

있습니다. 오히려 그게 원칙입니다. 제39조 ②가 요구한 사항만 적으라고 정하고 있으니, 임금을 빼 달라고 하면 빼고 발급해야 합니다.

직접 확인하실 곳

• 근로기준법 제39조 — 사용증명서 원문
• 고용보험 — 피보험자격 이력내역서 발급
• 고용노동부 — 진정 접수와 상담

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이 글의 경력증명서 발급 기준은 근로기준법 제39조·제40조·제107조·제116조와 시행령 제19조 원문에서 확인했습니다. 회사가 부르는 이름은 달라도 근거는 사용증명서 하나입니다.